Miksi sosiaalisuus ja päivittäinen toiminta kuuluvat samaan henkilöstö­sovellukseen

Vietin hyvin suuren osan aikuiselämästäni neuvomassa palvelualan yrityksiä järjestelmävalinnoissa ja auttamassa käyttöönotossa. Mukana on ollut ravintolaketjuja, hotelleja, liikunta- ja vapaa-ajan keskuksia, viihdekohteita ja vähittäiskauppaa.

Aivan liian usein järjestelmiä ostetaan katsomatta kokonaisuutta. Perehdytys takkuaa – hienoa, ostetaan siihen järjestelmä. Viestintä on sekavaa, ostetaan siihen järjestelmä. Päivittäisestä toiminnasta puuttuu rakenne, ostetaan tarkistuslistaohjelma.

Vaikka jokainen näistä toimii omillaan hyvin, ne luovat isomman ongelman: ihmiset eivät tiedä, mistä mikäkin löytyy, tieto katoaa eikä kukaan muista päivittää mitään. Yhtäkkiä sinulla on tärkeä uutinen, joka kaikkien pitää nähdä – eikä ainuttakaan järjestelmää, jossa tietäisit varmasti tavoittavasi työntekijäsi.

Jos uusi oppimisalustasi on vain oppimista varten, ihmiset viettävät siellä hyvin vähän aikaa, tekevät ehdottoman minimin eivätkä palaa sinne enää koskaan. Olen nähnyt tämän omin silmin monta kertaa.

Sosiaalisuuden voima

Mikään ei pidä ihmisiä mukana yhtä hyvin kuin sosiaalinen vuorovaikutus. Se on suurelta osin syy siihen, miksi Instagramin, TikTokin ja Snapchatin kaltaiset alustat ovat niin hallitsevia. Ihminen on sosiaalinen eläin ja tarvitsee vuorovaikutusta. Teknologian pitää tukea sitä, varsinkin jos käyttäjät ovat nuoria.

Jotta henkilöstösovelluksesi onnistuu, vähintään 70 prosenttia työntekijöistä pitää käydä siellä päivittäin – ja se onnistuu vain, jos he haluavat käyttää sitä. Tällaisia lukuja ei saa pakottamalla.

Henkilöstösovelluksesi pitää olla vähintään yhtä nopea ja monipuolinen kuin sosiaaliset palvelut, joita ihmiset käyttävät vapaa-ajallaan. Jos sovellus tarjoaa nämä ominaisuudet sujuvasti ja luotettavasti, ihmiset alkavat käyttää niitä itsestään – ja saat käyttöä ilman erillistä ponnistelua.

Kun sosiaalinen puoli toimii, kaikki operatiiviset ominaisuudet tehostuvat, koska ihmiset tekevät paljon todennäköisemmin juuri luomasi kurssin, kun he käyttävät sovellusta joka päivä muutenkin viestintään. Sama pätee tehtävälistoihin, kyselyihin, lomakkeisiin, tapahtumiin ja kaikkeen muuhun.

Monotreella olemme todella ylpeitä siitä, että olemme saaneet rakennettua järjestelmän, jossa päivittäinen käyttö ylittää 70 prosenttia nuorten ja pääosin osa-aikaisten käyttäjien joukossa. Luvut puhuvat puolestaan.