Six ateliers de peinture sur céramique au Danemark utilisent l'application pour les listes d'ouverture et de fermeture, des formations sur les nouvelles idées et les passations quotidiennes entre équipes.
Creative Space est un concept d'atelier au Danemark où l'on peint soi-même sa céramique. Iben Restorff a ouvert le premier atelier sur Gl. Kongevej, à Frederiksberg, en 2011, avec l'aide de sa famille et de ses amis. Elle voulait créer le premier atelier de céramique du Danemark : un lieu où l'on se retrouve pour travailler de ses mains et être créatif ensemble, loin des écrans et du rythme du quotidien.
Les clients peignent des céramiques qui sont prêtes une semaine après leur visite, ou façonnent leur propre argile, prête au bout de trois semaines. Il y a aussi des masterclasses et un atelier pour bébés. Aujourd'hui, on compte six ateliers, à Østerbro, Indre By, Frederiksberg, Lyngby, Odense et Aarhus.
En 2022, Kira, la fille aînée d'Iben, a repris l'entreprise avec son mari Karl. La famille reste très impliquée dans l'activité quotidienne. Depuis la reprise, l'accent est mis sur la professionnalisation, la structure et la capacité à grandir, avec des investissements dans de nouvelles technologies et des méthodes de travail plus fluides, et de nouveaux ateliers ouvrent dans tout le pays. Les employés sont jeunes et la plupart travaillent à temps partiel : Creative Space embauche des moins de 18 ans et des étudiants pour une dizaine d'heures par semaine, et vous postulez en vidéo plutôt que par lettre.
Des listes de tâches quotidiennes guident l'ouverture et la fermeture et montrent aux responsables où en est chaque atelier.
Les formations dans l'application font passer les nouvelles idées et initiatives dans les ateliers.
Les nouveaux employés suivent les mêmes listes de tâches pendant leur intégration, pour que l'atelier ouvre de la même façon chaque jour.
Emilie Overgaard, responsable des opérations, travaillait chez Creative Space depuis six ans au moment du film. Signe Hansen, responsable régionale, y travaillait depuis trois ans : elle a commencé comme vendeuse en atelier, puis est devenue cheffe d'équipe, responsable d'atelier et enfin responsable régionale.
Les équipes sont jeunes. Dans un atelier comme celui de Frederiksberg, le plus jeune a souvent 16 ans et le plus âgé 24. Cet écart d'âge réduit crée un lien fort dans l'équipe, qui se voit sur place quand l'équipe sert les clients, et qui s'étend d'un atelier à l'autre. Creative Space cultive une culture tournée vers l'équipe, où c'est la performance collective qui est saluée et reconnue.
À mesure que l'entreprise ouvre de nouveaux ateliers, elle veut emporter cette culture avec elle et la faire grandir. Elle le fait à travers les événements qu'elle organise, ses cours et ses manuels, pour rendre la culture claire et aussi cohérente que possible. Il y aura toujours une part de personnalité et de variation, et c'est sain. Mais la culture d'équipe fonctionne, alors l'entreprise veut des repères solides pour la préserver.
Avant l'application, les consignes étaient des listes et des affiches scotchées aux murs. Aujourd'hui, elles sont au même endroit, et chacun sait où regarder avant de commencer une nouvelle tâche.
L'application n'est pas seulement quelque chose qui est porté par nous ou par le siège. C'est en fait quelque chose qui est porté par tous les employés de Creative Space.
L'application n'est pas animée uniquement par les responsables ou par le siège, mais par tous les employés. Chaque jour, le personnel publie les informations qui permettent de passer le relais à l'équipe suivante, et ce sont les employés qui font vivre la communication interne et le chat direct dans l'application.
Les listes de tâches portent la routine quotidienne à l'ouverture et à la fermeture des ateliers. Un responsable d'atelier peut voir où en est son atelier sans y être, et au niveau régional, les listes donnent une vue d'ensemble de tous les ateliers : où en est chaque liste, et s'il y a de la marge pour ajouter des tâches.
Quand il y a une nouvelle idée ou une nouvelle initiative, on crée une formation sur le sujet dans l'application pour préparer les employés et faire vivre l'idée dans les ateliers. Avoir une plateforme commune pour le développement et la partie créative en fait un projet que tout le monde porte ensemble.
Les mêmes listes font partie de l'intégration. Un nouvel employé ouvre l'atelier avec la liste de tâches et la suit étape par étape : la formation ne repose donc ni sur le bouche-à-oreille ni sur les suppositions, et l'atelier ouvre de la même façon chaque jour. Savoir quelle est la tâche suivante permet aux nouveaux de se lancer seuls dès le premier jour, et rend l'intégration plus rassurante.
Ça compte aussi beaucoup pour nous de faire entrer la culture dans notre application, pour pouvoir l'apporter aux nouveaux départements et l'aider à grandir de plus en plus.
Pour les deux responsables, cela change quelque chose que l'application porte le nom de Creative Space et que l'entreprise produise elle-même tout le contenu. Démarrer avec une application a demandé un temps d'adaptation, mais comme elle leur appartient, c'est vraiment leur outil, et pas quelque chose de lointain. La même culture vit dans l'application, peut-être même davantage, parce qu'il y a de la place pour elle.
Les publications peuvent contenir des vidéos, des images et des textes ludiques, et c'est ainsi que l'entreprise touche le mieux ses employés. Ils sont très visuels, et un bloc de texte dense en perdrait beaucoup. Les idées circulent dans les deux sens : les esprits créatifs peuvent envoyer quelque chose de sympa à leurs employés, et les employés peuvent renvoyer des choses à l'équipe créative.
L'application ne fonctionne pas seule. La formation marche mieux quand elle s'accompagne de ce que l'on apprend des collègues sur place. Un support de formation peut dire beaucoup, mais s'il n'est pas entretenu dans les ateliers, là où l'on voit les gens diriger et l'équipe au travail, aucun texte ni aucune bonne vidéo ne pourra compenser. C'est dans les ateliers que la formation prend vie, et le soutien de l'application la rend encore meilleure.
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