El grupo de restaurantes italianos de Oslo usa una sola app para manuales, onboarding, listas de tareas y chats de turno, y para cubrir puestos de responsabilidad con su propia gente.
Olivia Restauranter es un grupo de restaurantes italianos que nació en Noruega. El primer Olivia abrió en Aker Brygge, en Oslo, en 2006. Sus fundadoras, Anne Koppang, Gry Holm y Kristin Gjelseth, son conocidas en la empresa como "las tres señoras". Querían tener a una italiana en la familia, a ser posible una tía Olivia del Piamonte. Desde el primer restaurante, la ambición ha sido servir la mejor pizza fuera de Italia.
Desde entonces, Olivia ha abierto restaurantes en Noruega, Suecia y Finlandia. En Noruega están en Oslo, Trondheim, Bergen, Stavanger, Lillestrøm, Bodø y Sandnes, y cada uno toma como tema una ciudad italiana, como Napoli, Venezia o Firenze. Olivia Eger, en Oslo, tiene capacidad para casi 500 comensales en el interior, y Olivia Vågen, en Sandnes, es el más grande hasta ahora. El grupo también tiene Pronto, un concepto de servicio rápido para quien va con prisa.
De lo que más orgullosa está Olivia es de su cultura. Sus empleados vienen de más de 50 nacionalidades, y más del 90% de los responsables ha ido ascendiendo dentro de la empresa, que da pronto puestos de liderazgo a gente joven y pone los cursos para respaldarlo.
Dos plataformas se unieron en una sola app, y los documentos PDF dieron paso a contenido siempre actualizado.
El personal de un mismo turno puede abrir un chat conjunto, y las listas de tareas mantienen las rutinas al día.
Los puestos de responsabilidad se publican en la app, lo que ayuda a Olivia a promocionar desde dentro.
Para Peter Dyb, coordinador de formación y aprendizaje, el paso a Monotree fue fácil. Olivia tenía dos plataformas distintas y las unió en una.
Antes la información estaba en varios sitios, y los documentos antiguos se quedaban en una carpeta u otra. A Kathrine Haugstulen, asesora de RR. HH., le alegra especialmente haberse librado de los PDF. Ahora todo está reunido en un solo sitio, el contenido está siempre actualizado y un cambio se publica en segundos.
Olivia ha conectado varios sistemas en uno, en su propia app, y está orgullosa de ello.
Todo está consolidado, pero tengo un amor especial por eliminar todo lo que está en formato PDF. Documentos viejos por ahí en alguna carpeta, es absolutamente fantástico poder reunirlo todo y saber que está en vivo y que puedes tener una actualización en un segundo, eso es lo mejor.
Olivia usa Monotree para prácticamente todo lo que necesita en una jornada: manuales, programas de onboarding, el cuadrante de turnos y el chat. En los manuales se puede buscar, y las listas de tareas recogen las rutinas, para que el personal pueda comprobar que todo está hecho.
El chat acerca a la gente. Cualquiera que esté en un turno puede abrir un chat con todos los demás de ese turno, y hay chats de grupo y mensajes directos entre personas.
Las noticias y los eventos también salen en la app. Cuando se grabó el vídeo, había una fiesta del personal la semana siguiente. Publicarla como evento reúne toda la información en un sitio y muestra quién va y quién no.
La transición a Monotree para nosotros ha sido muy fácil. Hemos fusionado dos plataformas diferentes en una.
Olivia es un lugar de trabajo marcado por el compañerismo, la amistad y la alegría en el trabajo. En sus primeros días de formación, Peter Dyb rompió una bandeja grande. Tres compañeros vinieron enseguida a ayudar a barrer, y ahí sintió que era un equipo. Para los estudiantes de la plantilla es un respiro de los estudios: vienen directamente de clase y lo llaman su tiempo libre, no un trabajo. Los empleados confían unos en otros y se respetan, se lo pasan bien juntos y lloran juntos.
Olivia quiere invertir en su propia gente y formar a sus responsables empezando por el personal de sala, o incluso por el puesto de friegaplatos. La app ayuda en esto. Los puestos de responsabilidad se anuncian a menudo, y es fácil publicar una vacante e invitar a la gente a presentarse. Maja Skalska empezó sirviendo mesas en Østbanehallen cuatro años antes del vídeo y ahora es gerente de operaciones en Olivia Tjuvholmen.
Garantiza que toda la información sea de fácil acceso y que su búsqueda sea sencilla para todos.
Leer másConfigúralo una vez y nuestro potente sistema de segmentación generará automáticamente flujos de onboarding que coinciden perfectamente con el rol específico de cada empleado.
Leer másCon chats privados y grupales, todos pueden comunicarse de manera rápida y eficiente.
Leer másEstructura las actividades cotidianas y proporciona a los directores los recursos necesarios para gestionar sus áreas.
Leer másCrea anuncios con videos, imágenes y texto que lleguen a todos o a grupos específicos de personas.
Leer másPermite que la sede central o los gerentes creen eventos dirigidos a las personas correctas.
Leer másMonotree ha sido fundamental en la formación de una comunidad en nuestros restaurantes. Colaborar con Monotree es una experiencia enriquecedora; su enfoque dinámico nos permite realizar sesiones de lluvia de ideas sobre diversas características, oportunidades y el sector en general. Me agrada especialmente la combinación de funciones operativas con la comunicación, que se convierte en una red social.
Lo que antes quizá era un reto era el hecho de que siempre necesitas tener el número de teléfono de alguien para poder ponerte en contacto directamente con esa persona. Aquí es genial que haya una función de chat, así que puedes vincularlo todo al trabajo. Y cuando no estás trabajando, simplemente puedes dejarlo a un lado.
Después de acordar asociarnos con Monotree, pasó a ser una cuestión de cómo vamos a sacar esto adelante ahora, desde la firma del contrato hasta que sea algo en manos de los miembros de nuestro equipo. Y fue un proceso realmente fluido, probablemente la implementación más fácil que he hecho en años, porque fue todo muy práctico.
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