O grupo de restaurantes italianos de Oslo usa uma só app para manuais, onboarding, listas de tarefas e chats de turno, e para preencher cargos de chefia com pessoas da casa.
A Olivia Restauranter é um grupo de restaurantes italianos que nasceu na Noruega. O primeiro Olivia abriu em Aker Brygge, em Oslo, em 2006. As fundadoras, Anne Koppang, Gry Holm e Kristin Gjelseth, são conhecidas na empresa como "as três senhoras". Queriam uma italiana na família, de preferência uma tia Olivia do Piemonte. Desde o primeiro restaurante, a ambição é servir a melhor pizza fora de Itália.
Desde então, a Olivia abriu restaurantes na Noruega, na Suécia e na Finlândia. Na Noruega estão em Oslo, Trondheim, Bergen, Stavanger, Lillestrøm, Bodø e Sandnes, e cada um tem como tema uma cidade italiana, como Napoli, Venezia ou Firenze. O Olivia Eger, em Oslo, tem lugar para quase 500 clientes no interior, e o Olivia Vågen, em Sandnes, é o maior até agora. O grupo também tem o Pronto, um conceito de serviço rápido para quem está com pressa.
A cultura é aquilo de que a Olivia mais se orgulha. Trabalham lá pessoas de mais de 50 nacionalidades, e mais de 90 por cento das chefias subiram dentro da empresa, que dá cargos de liderança a jovens cedo e organiza os cursos para os apoiar.
Duas plataformas passaram a ser uma só app, e os documentos em PDF deram lugar a conteúdos sempre atualizados.
Quem está no mesmo turno pode abrir um chat em conjunto, e as listas de tarefas garantem que as rotinas são cumpridas.
Os cargos de chefia em aberto são publicados na app, o que ajuda a Olivia a promover internamente.
Para Peter Dyb, coordenador de formação e aprendizagem, a passagem para a Monotree foi fácil. A Olivia tinha duas plataformas diferentes e juntou-as numa só.
Antes, a informação estava em vários sítios, e havia documentos antigos numa pasta ou noutra. A consultora de RH Kathrine Haugstulen está especialmente contente por se ter livrado dos PDF. Agora está tudo reunido num só lugar, o conteúdo está sempre atualizado e uma alteração sai em segundos.
A Olivia ligou vários sistemas num só, na sua própria app, e tem orgulho nisso.
Está tudo reunido, mas gosto especialmente de termos acabado com tudo o que estava em PDF. Documentos antigos esquecidos numa pasta qualquer... É fantástico poder juntar tudo, saber que está sempre atualizado e que se pode ter uma atualização num segundo. É o melhor.
A Olivia usa a Monotree para praticamente tudo o que precisa num dia de trabalho: manuais, programas de onboarding, o horário de turnos e o chat. Os manuais podem ser pesquisados, e as listas de tarefas têm as rotinas, para que a equipa confirme que está tudo feito.
O chat aproxima as pessoas. Quem está num turno pode abrir um chat com todos os que estão nesse turno, e há chats de grupo e mensagens diretas entre pessoas.
As notícias e os eventos também passam pela app. Quando o filme foi feito, estava marcada uma festa da equipa para a semana seguinte. Publicá-la como evento junta toda a informação num só lugar e mostra quem vai e quem não vai.
A mudança para a Monotree foi muito fácil. Juntámos duas plataformas diferentes numa só.
A Olivia é um local de trabalho marcado pela união, pela amizade e pelo gosto pelo trabalho. Nos primeiros dias de formação, Peter Dyb partiu um tabuleiro grande. Três colegas vieram logo ajudar a apanhar os cacos, e foi aí que sentiu que era uma equipa. Para os estudantes da equipa, é uma pausa nos estudos: vêm diretamente das aulas e chamam-lhe tempo livre, não trabalho. A equipa confia e respeita-se, diverte-se junta e chora junta.
A Olivia quer investir nas suas próprias pessoas e formar as chefias a partir dos empregados de mesa, ou até da copa. A app ajuda nisso. Os cargos de chefia abrem com frequência, e é fácil publicar uma vaga e convidar as pessoas a candidatar-se. Maja Skalska começou como empregada de mesa no Østbanehallen quatro anos antes do filme e é hoje diretora de operações no Olivia Tjuvholmen.
Garanta que toda a informação está acessível e é fácil de pesquisar para todos.
Saiba maisConfigure uma vez e o nosso sistema de segmentação cria automaticamente percursos de onboarding adaptados à função de cada colaborador.
Saiba maisCom chats privados e de grupo, todos conseguem falar uns com os outros de forma rápida e eficaz.
Saiba maisOrganize as operações diárias e dê às chefias as ferramentas de que precisam para gerir os seus departamentos.
Saiba maisCrie comunicados com vídeos, imagens e texto que chegam a todos ou a grupos específicos.
Saiba maisA sede ou as chefias criam eventos dirigidos apenas às pessoas certas.
Saiba maisA Monotree ajudou a criar uma comunidade entre os nossos restaurantes. É ótimo trabalhar com a Monotree: é dinâmico e trocamos ideias sobre funcionalidades, possibilidades e o setor como um todo. Gosto muito da combinação de funcionalidades operacionais com comunicação, que faz da app uma rede social.
O que antes podia ser um desafio era precisar sempre do número de telefone de alguém para falar diretamente com essa pessoa. Aqui é ótimo haver uma função de chat, porque fica tudo ligado ao trabalho. E quando não se está a trabalhar, pode-se simplesmente pôr de lado.
Depois de decidirmos trabalhar com a Monotree, a questão passou a ser como avançar, desde a assinatura do contrato até a app estar nas mãos dos membros da equipa. E foi um processo muito tranquilo, provavelmente a implementação mais fácil que fiz em anos, porque houve acompanhamento próximo do início ao fim.
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